Personuppgifter vid ansökan om föreningsstöd

De senaste åren har Skatteverket gjort ett antal granskningar av bland annat utbetalningar av föreningsstöd från kommuner och andra myndigheter. I vissa fall har man uppmärksammat felaktigheter, som exempelvis föreningar med falska kontrolluppgifter, eller att personer som företräder en förening har haft näringsförbud.  

Självklart är de flesta föreningar seriösa och bidrar bara positivt till kultur- och fritidslivet. Men eftersom Kristinehamns kommun varje år betalar ut mycket pengar i föreningsstöd, är det viktigt för oss att våra bidrag hamnar hos just de seriösa föreningarna och att vi ”kontrollerar bort” de oseriösa.  

En av de rekommendationer vi har fått från Skatteverket är att begära in personnummer på styrelsemedlemmar och revisor. Genom att personnummer lämnas in så kan kommunen på ett säkert sätt identifiera personerna. När det gäller revisor behöver vi även kunna säkerställa att hen är oberoende i förhållande till styrelsen och utesluta jäv.

Vilka dokument som ska lämnas in när föreningarna ansöker om stöd, bestämdes i de riktlinjer för föreningsstöd, som politikerna i kommunfullmäktige beslutade om i juni 2023. Det beslutet var ett resultat av ett flera år långt arbete kring föreningsstödet, där det på olika sätt förts dialog med både politiker, tjänstepersoner, invånare och föreningar.  

Dessa handlingar ska lämnas in när en förening ansöker om föreningsstöd:

• verksamhetsberättelse från föregående år 
• senaste årsmötesprotokoll 
• senaste reviderade bokslut eller motsvarande handling som visar föreningens ekonomiska redovisning för senaste år 
• kommande års verksamhetsplan och budget 
• senaste revisionsberättelse samt namn och personnummer på revisor
• stadgar och protokoll som visar vilka som är firmatecknare för föreningen 
• uppgift om antal betalande medlemmar (för föreningar som har medlemmar) 
• uppgift om vilka som ingår i föreningens styrelse (namn och personnummer)

Här hittar du de riktlinjer kommunen har för föreningsstöd:
Kommungemensamma riktlinjer för stöd till föreningar med ideellt syfte (pdf).

Genom att personnummer lämnas in så kan kommunen på ett säkert sätt identifiera personerna i styrelsen och revisor. När det gäller revisor behöver vi även kunna säkerställa att hen är oberoende i förhållande till styrelsen och utesluta jäv. 

All personuppgiftsbehandling i Kristinehamns kommun måste utgå från laglig grund. När det gäller ansökan om föreningsstöd är grunden att behandlingen är nödvändig för att kommunen ska kunna utföra, som det kallas, ”en uppgift av allmänt intresse” (hantera ansökningar om föreningsstöd).  

Eftersom personnummer av Integritetsskyddsmyndigheten betraktas som ”extra skyddsvärda”, så skyddar vi dem mer än andra personuppgifter och exponerar dem så lite som möjligt. De personnummer som lämnas i samband med ansökan om föreningsstöd hanteras av ett mindre antal tjänstepersoner i verksamhetssystem som kräver inloggning. Personnumren ligger alltså inte öppet så att de är synliga för vem som helst.  

I samband med att vi samlar in personuppgifter behöver vi från kommunen vara tydliga med vilken laglig grund vi stödjer oss på, och vi har därför skickat ut information om detta till föreningarna.  

Däremot har kommunen inte ansvaret att enskilt kontakta respektive individ, utan det är upp till föreningen att ha koll på de personuppgifter de hanterar och berätta för styrelsemedlemmar och revisor att deras personuppgifter används i samband med att föreningen ansöker om föreningsstöd. På Integritetskyddsmyndighetens webbplats kan du läsa mer om de grundläggande principer föreningarna behöver följa: https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/dataskydd-pa-olika-omraden/forening/det-har-behover-ni-gora/.