Allmän handling, offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen är en grundlag som innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos statliga och kommunala myndigheter. Samma sak gäller även hos kommunala bolag där kommunen äger mer än hälften.   

Vad är en allmän handling?

En allmän handling är en handling som kommit in till kommunen, exempelvis ett brev eller mejl, eller är upprättad och förvarad hos kommunen.  Allmänna handlingar är enligt offentlighetsprincipen offentliga och tillgängliga för alla att ta del av, om det inte handlar om sekretessbelagda (hemliga) uppgifter. Om handlingen innehåller känsliga uppgifter som kan sekretessbeläggas har andra inte rätt att ta del av handlingen i större eller mindre omfattning. 

Skriver du ett brev eller ett mejl till kommunen så räknas det som en allmän handling så fort det har kommit in till kommunen. Det innebär att vem som helst har rätt att läsa det du har skrivit, om det inte är så att brevet/mejlet innehåller känsliga uppgifter som kan sekretessbeläggas. Det är lagstyrt vad som kan sekretessbeläggas - det kan inte du själv bestämma. 

Allmänna handlingar registreras i olika ärendehanteringssystem. De personuppgifter som lämnas registreras och behandlas då för att underlätta administration, handläggning samt för statistiska ändamål. 

Läs mer om hur Kristinehamns kommun behandlar personuppgifter 

Hur får allmänheten tillgång till allmänna handlingar?

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till den myndighet som förvarar handlingen. Varje nämnd i kommunen tillhör en förvaltning och är en egen myndighet.

Det betyder att om du vill ta del av en handling som till exempel rör grundskolan ska du kontakta skolförvaltningen i Kristinehamns kommun. Du har rätt att läsa handlingen på stället (om den inte är hemlig).

Det finns ingen fast tidsgräns för när en handling ska lämnas ut, men myndigheten kan inte vägra på grund av tidsbrist. Däremot måste vi få den tid som behövs för att sekretessgranska handlingar som någon begär att få. 

Måste jag identifiera mig för att få tillgång till allmänna handlingar?

Du har rätt att begära ut handlingar utan att berätta vem du är eller vad du ska ha handlingen till. Om vissa uppgifter är sekretessbelagda har myndigheten rätt att ställa frågor för att kunna göra en sekretessgranskning. Sekretessbelagda uppgifter kan i vissa fall lämnas ut med vissa villkor. 

Kan jag få en kopia på handlingarna, och vad kostar det?

Alla handlingar som du har rätt att se har du också rätt att få kopior på. Kommunfullmäktige i Kristinehamns kommun har beslutat om en avgift som gäller för kopior av allmänna handlingar.

Avgiften tas ut både för fysiska och digitala kopior. Vill du ha ut handlingarna på kopia är det gratis till och med den 9:e sidan, den 10:e sidan kostar 50 kronor och därefter varje tillkommande sida 2 kronor styck.

Den som så önskar har rätt att få ta del av allmänna handlingar i myndighetens lokaler utan avgift. Det är först när du vill ha en kopia av handlingarna som avgift tas ut.

Det är myndigheten som avgör om en handling ska skickas med mejl eller inte. Det finns inte någon lagstadgad skyldighet att skicka kopior på allmänna handlingar via mejl.