Säkra meddelanden - ett sätt att skicka känslig information

Att kommunicera känslig information på ett effektivt sätt och samtidigt se till att informationen inte hamnar i fel händer kan vara en utmaning. Många gånger tvingas kommunikationen ske genom traditionell och långsam postgång eftersom mer effektiva vägar som exempelvis e-post inte är lämpliga. 

Säkra meddelanden, eller Trusted Dialog som lösningen egentligen heter, är en ny digital tjänst som löser just denna utmaning och som Kristinehamns kommun använder sedan våren 2021. För användaren är tjänsten väldigt lik vanlig e-post och kan användas för att på ett effektivt sätt känslig information inom organisationen, med kommunens medborgare eller andra andra offentliga organisationer.

Kommunikationen sker i ett slutet system och vi kan alltid säkerställa att mottagaren är rätt person eftersom både avsändare och mottagare identifierar sig med en säker inloggningsmetod, som exempelvis tjänstekort eller BankID.

Avsändarens och mottagarens vanliga e-post används endast för att meddela om att det finns ett säkert meddelande att öppna. Skulle mejlet komma på avvägar så är det ändå bara den korrekta mottagaren som kan öppna det och ta del av informationen.

“Sedan införde Säkra meddelanden för våra anställda i Kristinehamns kommun har tjänsten varit mycket flitigt använd och responsen från personalen har överlag varit väldigt positiv. Att vi i kommunen behöver kommunicera information av känslig karaktär, det visste vi, men vi förstod nog inte riktigt att behovet är så stort som användningen och responsen på införandet av Säkra meddelanden påvisar, säger Michael Örnstedt - chef för enheten Digital utveckling.”      

Hur används säkra meddelanden idag?

Tjänsten infördes till en början för att på ett tryggt och effektivt sätt kommunicera inom organisationen men har sedan start i allt högre utsträckning börjat nyttjas i kommunikationen med kommunens medborgare.

Till blivande studerande på Vuxenutbildningen skickar vi numera med automatik ut uppgifter som behövs för att kunna logga in i de digitala tjänster som används i utbildningen. Distributionen av dessa uppgifter till de studerande har tidigare varit en oerhört svår och tidskrävande uppgift för personalen. Nu sker det både effektivt och säkert.

Inom kort kommer motsvarande hantering införas för nya medarbetare i kommunen. På så sätt kan nya medarbetare snabbare komma igång med sitt arbete och vi säkerställer också att inloggningsuppgifter till digitala system når rätt person och ingen annan.

Vad är nästa steg?

Kristinehamns kommun planerar att ansluta tjänsten Säkra meddelanden till en ny nationell infrastruktur, Säker digital kommunikation - SDK, som möjliggör ett säkert utbyte av information mellan kommuner, regioner och statliga myndigheter. I takt med att offentliga verksamheter ansluts till SDK kommer kommunikationen av känsligt och sekretessklassad information underlättas än mer och förhoppningsvis bidra till snabbare handläggning och beslut. Förutom att informationen, i brist på säkrare alternativ, skickas mellan olika offentliga aktörer med den vanliga och långsamma postgången, används fortfarande fax i relativt stor utsträckning. 

“Kristinehamns kommun vill naturligtvis bidra till att göra den offentliga verksamheten i Sverige både säkrare och mer effektiv och därmed erbjuda våra medborgare ännu bättre service. Med vår tjänst Säkra meddelanden har vi skaffat oss goda förutsättningar att ansluta till SDK men ännu återstår en del arbete innan vi är riktigt redo, säger Michael Örnstedt.”         

“Du har fått ett säkert meddelande från Kristinehamns kommun”

När Kristinehamns kommun skickar ett meddelande genom tjänsten Säkra meddelanden så får mottagaren ett e-postmeddelande om detta. E-postmeddelandet med rubriken “Du har fått ett säkert meddelande från Kristinehamns kommun” är i sig är bara en upplysning om att det finns ett skyddat meddelande. E-postmeddelandet innehåller en unik länk till det skyddade meddelandet som man kommer åt efter inloggning med sin e-legitimation. Eftersom meddelandet är kopplat till mottagarens personnummer så kan inte någon obehörig person komma åt innehållet. 

Medborgare som mottagit ett säkert meddelande kan i sin tur använda tjänsten för att kommunicera med Kristinehamns kommun på ett tryggt sätt.